Como regularizar a contabilidade do meu consultório

14/04/2016

 

Uma vez realizada a organização do Fluxo de Caixa do consultório, matéria da primeira aula do curso online, o passo seguinte é o de classificar as contas financeiras por natureza de gasto.

 

O segredo agora fica na elaboração do plano de contas financeiro adequado para sua atividade ou necessidade. O erro mais comum que encontramos no mercado é a adoção de plano de contas sugeridos pelos desenvolvedores de soluções para a Gestão Financeira. Para isso, o ideal é contratar um profissional de contabilidade para auxiliá-lo nesta tarefa.

 

Além disso, nem sempre o profissional da saúde sabe dizer o que ele precisa. O resultado é a parametrização da solução de forma parcial ou indevida resultando na subutilização do mesmo.

 

Uma vez parametrizado a solução de forma correta com o plano de contas desenvolvido por um profissional de contabilidade competente, será necessário elaborar um guia para que o usuário ou a pessoa responsável pela alimentação de informações na solução saiba interpretar a conta financeira com a natureza do gasto/ingresso de recursos. Nesta hora, precisa-se definir o formato do relatório de Fluxo de Caixa conforme o plano de contas.

 

Nos casos que o profissional da saúde não se utiliza de uma solução na forma de um aplicativo (instalado ou web), é possível utilizar-se de planilhas eletrônicas para este fim, conforme demonstramos na aula anterior.

 

Você deve estar se perguntando:

  • E como fica o Livro Caixa?

O Livro Caixa nada mais é que uma solução elaborada pela Receita Federal para registrar os comprovantes de uma atividade profissional (autônomo) na forma de entradas e saídas do Caixa. Para facilitar o controle financeiro, estes comprovantes poderiam ser registrados e classificados em uma conta apartada diferentemente da conta caixa da empresa. Feito isso, basta transcrever os valores para o aplicativo Carne Leão da Receita Federal.

Feita esta introdução, vamos ao tema desta aula.

  • É preciso contratar um profissional contábil para elaborar a Contabilidade de minha atividade/empresa?

Para os profissionais liberais que se utilizam da elaboração do Livro Caixa, basta o profissional conhecer a legislação tributária e saber interpretá-la devidamente. No caso de empresas, é obrigatório a contratação de profissional contábil habilitado para a escrituração contábil dentro das normas vigentes.

Dependendo da situação da atividade profissional, hoje em dia, acreditamos que vale a pena procurar entender os reais riscos inerentes na contratação de um parceiro que irá auxiliá-lo nos controles e na gestão financeira.

  • E como a Contabilidade pode ajudar o profissional da saúde?

A Contabilidade fornece importantes informações sobre a empresa e permite conhecer a situação de sua atividade ou negócio.

É importante que o profissional saiba que pode usar as informações contábeis para planejar e controlar o rumo da sua atividade no mercado e também tomar decisões com mais segurança.

 

A Contabilidade envolve o registro de tudo que acontece em sua atividade. Com isso, é possível acompanhar melhor os números da sua atividade, conhecer a situação do retorno do capital que foi investido, se os objetivos e os planos que foram definidos estão sendo atingidos, etc. Isso não é fácil, porém é essencial para o controle e planejamento.

 

A partir do Planejamento Contábil é possível definir os planos e os projetos a serem colocados em prática no futuro.

 

Ao registrar todas as contas, você conhece melhor sua atividade e sabe bem o que você paga, recebe, deve, empresta e o que possui. Isso é fazer contabilidade! Simples, não é?

 

Todo profissional precisa ter noções das questões financeiras e econômicas de sua atividade. A Contabilidade representa as memórias e a identidade da sua atividade, através dos registros.

 

Quando feita corretamente dá credibilidade à sua atividade porque demonstra aos seus parceiros e fornecedores que a sua empresa tem total condição de saldar os compromissos assumidos.

 

Com essa credibilidade somada às vantagens que a Contabilidade proporciona à sua atividade, fica fácil tomar decisões. E você espanta de uma vez os riscos que podem prejudica-lo.

 

O maior benefício da Contabilidade é a segurança para a tomada de decisões. É aquela sensação de poder investir, fazer um empréstimo, um financiamento, uma nova contratação, o que for…. e poder ter uma noite tranquila de sono.

 

Está bem! Você já sabe que a Contabilidade é importante e pode contribuir muito na gestão de sua atividade, mas no seu dia a dia, diante de tantos números, tantos cálculos e valores e tantas dúvidas e incertezas, o que você vai fazer para ter controle e planejamento da sua atividade?

 

O segredo está na organização, controle e registros dos dados financeiros da sua atividade no dia a dia. O que está anotado ninguém esquece! Todas as vezes que for preciso entender a situação do seu negócio, recorra aos seus registros. São eles que vão ajudá-lo a conhecer melhor o seu patrimônio e tornar brilhante sua habilidade de tomar decisões seguras.

  • Como fica quando o profissional da saúde não possui ou tem uma Contabilidade precária? Como faço para regularizá-la?

Primeiramente, será preciso levantar desde quando esta situação se apresenta de forma irregular e quais são os impactos possíveis de ocorrer no curto prazo. Caso o risco for provável e for relevante, a saída será refazer a contabilidade completa do período irregular, retificar as obrigações acessórias pertinentes e complementar os tributos já recolhidos. O custo desta regularização costuma ser semelhante aos honorários cobrados para a escrituração contábil normal, pois trata-se de um retrabalho. Portanto, costumo dizer, o barato pode sair muito caro!

 

Outra alternativa mais simples, seria o próprio profissional da saúde levantar através do Certificado Digital, todos os indícios possíveis que tenha contribuído para determinar a situação irregular. Ou seja, ele mesmo fazer as consultas nos órgãos públicos competentes para entender a dimensão do ajuste a ser feito e qual seria o esforço para regularizá-la. Nesta situação, corre-se o risco de se tomar alguma atitude que pode ampliar a irregularidade, como por exemplo, pagar algum tributo em duplicidade.

 

Neste contexto, sempre recomendamos:

  1. Procure um profissional contábil habilitado com experiência no ramo de sua atividade para auxiliá-lo nesta tarefa;

  2. Nunca contrate um profissional levando-se em conta somente o preço cobrado. Procure indicações com amigos ou parentes sobre um bom profissional que lhes prestam ou já prestaram serviços;

  3. Converse com o profissional contábil e veja quais os serviços oferecidos;

  4. Uma vez escolhido o profissional, exija um contrato escrito que estabeleça todas as obrigações das partes, valor dos serviços, forma de pagamento, etc.

 

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